Tietosuojakäytäntö
Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Ivorysolenatelier käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla ivorysolenatelier.com, asiakaspalvelussa, vaatevuokraukseen liittyvissä tiedusteluissa sekä mahdollisen vuokraussuhteen valmistelussa ja toteuttamisessa. Henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, Suomen tietosuojalain ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on Ivorysolenatelier Oy. Postiosoite: Mannerheimintie 12 B, 00100 Helsinki, Suomi. Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@ivorysolenatelier.com. Pyynnön otsikoksi suositellaan ”Tietosuojapyyntö”.
2. Soveltamisala
Tätä käytäntöä sovelletaan verkkosivuston kävijöihin, yhteydenottajiin, sovituksesta tai vuokrauksesta kiinnostuneisiin henkilöihin, asiakkaisiin sekä henkilöihin, jotka asioivat yrityksen kanssa asiakkaan puolesta. Käytäntö ei kata kolmansien osapuolten omia verkkopalveluja, joihin sivustolla mahdollisesti linkitetään.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Voimme käsitellä vain palvelun kannalta tarpeellisia tietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, viestin sisältöä, ajanvarausta koskevia tietoja, vuokrattavaa vaatetta ja sovitusta koskevia tietoja, tilaus- ja sopimustietoja, maksu- ja laskutustietoja, palautukseen tai vahinkoon liittyviä tietoja sekä asiakaspalveluhistoriaa. Verkkopalvelimen teknisiin lokeihin voi tallentua IP-osoite, aikaleima, selaintyyppi, laitteen teknisiä tietoja, pyydetty sivu ja tietoturvan kannalta tarpeellisia tapahtumatietoja.
Emme pyydä yhteydenottolomakkeella erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Älä lähetä lomakkeella terveydentilaa, henkilötunnusta, maksukortin täydellisiä tietoja tai muuta tarpeetonta arkaluonteista tietoa.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Yhteydenotot ja asiakaspalvelu
Tietoja käsitellään kysymykseen vastaamiseksi, palvelun saatavuuden selvittämiseksi, sovituksen järjestämiseksi ja pyydettyjen tietojen toimittamiseksi. Oikeusperuste on sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa asiakasviestintää.
Vuokraussopimuksen valmistelu ja toteuttaminen
Tietoja käsitellään varauksen, sovituksen, luovutuksen, palautuksen, maksamisen, mahdollisten muutosten, reklamaatioiden ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi. Oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.
Lakisääteiset velvoitteet
Kirjanpitoon, verotukseen, kuluttajansuojaan ja viranomaispyyntöihin liittyviä tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Palvelun turvallisuus ja oikeusvaateet
Teknisiä lokitietoja ja tapahtumatietoja voidaan käsitellä väärinkäytösten ehkäisemiseksi, tietoturvan ylläpitämiseksi, palvelun virheiden selvittämiseksi sekä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Suostumukseen perustuva käsittely
Jos pyydämme erillisen suostumuksen esimerkiksi vapaaehtoiseen markkinointiviestintään, käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, eikä peruuttaminen vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Tietojen lähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi yhteydenoton, sähköpostiviestin, puhelun, sovituksen, varauksen tai muun asioinnin yhteydessä. Tietoja voidaan täydentää maksupalvelun tai muun palveluntarjoajan toimittamilla tapahtumatiedoilla siinä määrin kuin se on sopimuksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarpeen.
6. Yhteydenottolomakkeen toiminta
Sivuston lomake ei lähetä tietoja ulkopuoliselle lomakepalvelulle. Lähetyspainike avaa käyttäjän omassa laitteessa määritetyn sähköpostiohjelman ja muodostaa viestin osoitteeseen info@ivorysolenatelier.com. Viestin lähetys tapahtuu vasta, kun käyttäjä hyväksyy sen omassa sähköpostiohjelmassaan. Sähköpostipalveluntarjoajat käsittelevät viestiä omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
7. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät vain tehtäviensä vuoksi siihen oikeutetut henkilöt. Tietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi palveluntarjoajille, jotka tuottavat esimerkiksi verkkosivuston ylläpitoa, palvelintilaa, sähköpostia, kirjanpitoa, maksamista, kuljetusta tai IT-tukea. Palveluntarjoajia velvoitetaan käsittelemään tietoja vain sovittuun tarkoitukseen, noudattamaan luottamuksellisuutta ja toteuttamaan asianmukaiset suojaustoimet.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, tuomioistuimille tai muille tahoille, jos laki sitä edellyttää tai jos luovutus on tarpeen oikeusvaateen käsittelemiseksi.
8. Siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja EU- tai ETA-alueella. Jos henkilötietoja siirretään alueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan vain tietosuoja-asetuksen V luvun sallimalla perusteella, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden ja tarvittaessa täydentävien suojatoimien nojalla.
9. Säilytysajat
Yhteydenottotietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely edellyttää ja tämän jälkeen yleensä enintään 24 kuukautta mahdollisten jatkokysymysten hoitamiseksi. Sopimus-, maksu-, palautus- ja reklamaatiotietoja säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin kirjanpito-, vero-, kuluttajansuoja- tai vanhentumissäännökset edellyttävät. Tekniset lokitiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita palvelun turvallisuuden, virheiden selvittämisen tai oikeusvaateiden kannalta. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
10. Tietoturva
Käytämme riskitasoon nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimia. Näihin voivat kuulua käyttöoikeuksien rajaaminen, vahva tunnistautuminen, ajantasaiset ohjelmistot, varmuuskopiointi, salatut yhteydet, lokien valvonta, henkilöstön ohjeistus ja palveluntarjoajien sopimusvelvoitteet. Täydellistä tietoturvaa ei voida taata, mutta havaitut poikkeamat tutkitaan ja niistä ilmoitetaan viranomaisille ja rekisteröidyille lain edellyttämissä tilanteissa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on soveltuvan lainsäädännön ja käsittelyperusteen mukaisesti oikeus saada tietoa käsittelystä, tarkastaa omat tietosi, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada tietyt tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen sekä peruuttaa suostumus. Kaikkia oikeuksia ei sovelleta jokaisessa tilanteessa, ja esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen välittömän poistamisen.
Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@ivorysolenatelier.com. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja tai monimutkainen, määräaikaa voidaan jatkaa lain sallimalla tavalla.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia käyttäjään. Emme profiloi käyttäjiä markkinointia varten tällä verkkosivustolla.
13. Alaikäiset
Palvelu on tarkoitettu henkilöille, jotka voivat tehdä sitovan vuokrasopimuksen, tai henkilöille, jotka asioivat huoltajansa suostumuksella. Emme tietoisesti kerää alaikäisiltä tarpeettomia henkilötietoja.
14. Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, pyydämme ottamaan ensin yhteyttä meihin asian selvittämiseksi. Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
15. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Sivuston evästeiden ja vastaavien teknologioiden käytöstä kerrotaan erillisessä evästekäytännössä.
16. Muutokset tähän käytäntöön
Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä, jos palvelu, käsittelytavat tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja siihen merkitään viimeisin päivityspäivä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tarvittaessa näkyvästi verkkosivustolla tai suoraan rekisteröidylle.